Avete preparato la lista degli invitati, contato parenti e amici e finalmente avete un numero: 100 persone.

Perfetto. Ma significa che dovete ordinare 100 partecipazioni?

Assolutamente no!

È uno dei dubbi più comuni quando si inizia a organizzare la wedding stationery. E la buona notizia è che, nella maggior parte dei casi, il numero delle partecipazioni sarà inferiore a quello degli invitati.

Vediamo come calcolarlo, senza ordinare copie inutili e senza rischiare di rimanere senza proprio all'ultimo momento.

Una partecipazione per ogni invitato? Non proprio

Il primo errore è pensare che a ogni ospite corrisponda una partecipazione.

In realtà, le partecipazioni si calcolano generalmente per coppia o nucleo familiare, non per singola persona.

Facciamo qualche esempio:

• Una coppia che vive insieme: una partecipazione.

• Una famiglia con genitori e figli piccoli: generalmente una partecipazione.

• Una persona invitata da sola: una partecipazione.

• Una coppia che non convive: potete scegliere una partecipazione comune.

E i figli adulti che vivono ancora con i genitori?

Non esiste una regola rigida. Se sono invitati come parte del nucleo familiare, può bastare una partecipazione. Se preferite rivolgervi a loro individualmente, potete prevederne una dedicata.

Il nostro consiglio: prima di contare le partecipazioni, decidete a chi sarà indirizzata ciascuna busta. È il modo più semplice per ottenere un numero realistico.

Esempio pratico: 100 invitati, quante partecipazioni servono?

Immaginiamo un matrimonio con 100 invitati.

La lista potrebbe essere composta così:

In questo esempio, per invitare 100 persone servono soltanto 51 partecipazioni.

Naturalmente è una simulazione: il numero effettivo dipende dalla composizione della vostra lista.

Ed è proprio per questo che sconsigliamo di ordinare le partecipazioni basandovi esclusivamente sul numero degli ospiti.

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Quante partecipazioni extra conviene ordinare?

Una volta calcolato il numero delle buste da consegnare, vi consigliamo di prevedere qualche copia in più.

Perché?

Durante i preparativi può capitare di aggiungere un invitato, sbagliare a scrivere un indirizzo o rovinare accidentalmente una busta.

E poi c'è un altro motivo che ci piace ricordare: conservare una partecipazione per voi.

Tra fotografie, bomboniere e piccoli ricordi del matrimonio, anche l'invito merita il suo posto.

Come riferimento, potete valutare circa il 5–10% di copie extra, con un minimo di 3–5 copie per gli ordini più piccoli.

Per esempio:

• 30 partecipazioni necessarie → circa 33–35 copie.

• 50 partecipazioni necessarie → circa 53–55 copie.

• 80 partecipazioni necessarie → circa 85–90 copie.

Non è una regola obbligatoria. La quantità dipende dalla vostra lista, dalla possibilità di aggiungere invitati e dal tipo di stampa.

Se scegliete lavorazioni particolari, ristampare poche copie potrebbe essere costoso o richiedere tempi lunghi. Meglio parlarne prima con chi realizzerà il progetto.

Attenzione: partecipazioni e inviti al ricevimento non sono sempre la stessa cosa

C'è un dettaglio che può influire sulle quantità.

Tradizionalmente, la partecipazione comunica la cerimonia, mentre un eventuale cartoncino aggiuntivo invita al ricevimento.

Se avete previsto invitati che parteciperanno soltanto alla cerimonia, oppure gruppi con indicazioni differenti, potreste aver bisogno di combinazioni diverse.

Per esempio:

• 60 partecipazioni per la cerimonia.

• 45 cartoncini di invito al ricevimento.

Oppure potreste scegliere di inserire tutte le informazioni in un unico cartoncino, realizzando versioni differenti per i diversi gruppi di ospiti.

Non date per scontato che tutti gli elementi della wedding stationery debbano essere stampati nella stessa quantità.

Definire queste differenze prima del preventivo vi aiuterà a evitare incomprensioni.

Come organizzare la lista degli invitati per calcolare le partecipazioni

Non serve un programma complicato: un semplice foglio Excel o Google Fogli può essere più che sufficiente.

Vi suggeriamo di creare una tabella con queste informazioni:

1. Destinatario della partecipazione: nome della coppia, della famiglia o della persona.

2. Numero di invitati: quante persone comprende quel gruppo.

3. Indirizzo di consegna: utile soprattutto per gli inviti da spedire.

4. Tipo di invito: cerimonia e ricevimento oppure soltanto cerimonia.

5. Modalità di consegna: a mano o per posta.

6. Stato della consegna: da preparare, consegnata o spedita.

In questo modo avrete subito chiaro quante partecipazioni servono, a chi sono destinate e quali devono ancora essere consegnate.

E se avete molti invitati lontani, organizzare la lista in anticipo vi aiuterà anche a pianificare le spedizioni.

Quando ordinare le partecipazioni?

Una volta definita la quantità, arriva il momento di organizzare la progettazione e la stampa.

Se desiderate partecipazioni personalizzate, non aspettate di essere vicini alla data di consegna: la scelta dei materiali, le revisioni grafiche e le eventuali lavorazioni speciali richiedono tempo.

Ne abbiamo parlato anche nella nostra guida dedicata a quando inviare le partecipazioni di matrimonio, dove trovate un calendario orientativo per iniziare a progettare, stampare e consegnare gli inviti.

E un piccolo suggerimento: se pensate di approfittare di Natale, Pasqua o di una riunione di famiglia per consegnare più partecipazioni di persona, tenetene conto quando programmate la stampa.

Tre errori da evitare prima di confermare l'ordine

1. Ordinare una partecipazione per ogni invitato.

Rischiate di acquistare molte più copie di quelle necessarie.

2. Non prevedere nessuna copia di scorta.

Un'aggiunta dell'ultimo minuto o un piccolo errore possono costringervi a richiedere una ristampa.

3. Dimenticare le diverse tipologie di invito.

Partecipazioni, cartoncini per il ricevimento, buste e altri elementi coordinati potrebbero richiedere quantità differenti.

Il nostro consiglio: prima la lista, poi il preventivo

Quando ci chiedete un preventivo per le partecipazioni, conoscere il numero indicativo delle copie ci aiuta a proporvi soluzioni più adatte alle vostre esigenze.

La quantità può incidere sul costo unitario, sulla scelta della tecnica di stampa e sulla fattibilità di alcune lavorazioni.

Non serve avere ogni dettaglio già definito, ma partire da una lista organizzata rende tutto più semplice.

Non sapete da dove cominciare?

Abbiamo preparato una Stationery Checklist gratuita, con sei passi per orientarvi nella progettazione delle partecipazioni: dalle prime idee al calcolo delle quantità, fino ai controlli prima della stampa.

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E se avete già un'idea per le vostre partecipazioni, possiamo aiutarvi a trasformarla in un progetto personalizzato, curato nella grafica, nei materiali e nei piccoli dettagli.